Les incontournables

Gestion du temps, outils et méthodes de planification

Nous vivons dans un monde qui s’accélère, interconnecté. Nous vivons à l’heure du « village global » ou le temps et les tâches à réaliser ne s’arrêtent plus. Comment apprendre à gérer cette multitude de sollicitations et face à une charge de travail exponentielle tout en restant serein et efficace dans la mise en œuvre de ses missions ? Alors posons-nous la question : la difficulté est-elle dans la manière de gérer son temps ou dans la manière de prioriser ses actions ?

Date(s), lieu(x) et horaires

  • Dates et lieu : mardi 13 et mercredi 14 février 2018 au Centre Social des Champs Manceaux à Rennes
  • Horaires : 9h15 à 17h00
  • Durée : 2 jours, soit 14h00

Coûts

Adhérent :
bénévole : 50 € / salarié : 400 €

Non adhérent :
bénévole : 100 € / salarié : 600 €

Public concerné

Tout salarié souhaitant apprendre à anticiper et à planifier ses activités pour gagner en efficacité.

Pré recquis

Remplissage du chrono-bilan par les participants.

Objectifs pédagogiques

  • Etre capable de diagnostiquer son organisation du travail afin de l’améliorer.
  • Savoir prioriser ses activités et appliquer des méthodes de planification.
  • Etre en capacité d’optimiser son mode d’organisation.
  • Savoir optimiser sa communication avec les autres

Programme détaillé

Travail préparatoire indispensable
En amont de la formation, une grille de chrono-bilan et son mode d’emploi est adressée aux participants afin qu’ils y reportent le déroulement de leurs journées de travail sur au moins 1 à 2 semaines de travail, semaines qui soient les plus représentatives de leur quotidien. Le premier jour de la formation, le formateur revient sur ces chrono-bilans renseignés et sur les enseignements qui peuvent en être tirés. Enfin, il est demandé à chacun de venir lors de la formation avec sa fiche de poste.

Optimiser son organisation personnelle

Diagnostiquer son organisation du travail afin de l’améliorer

  • Exploitation des chrono-bilans
  • Identification du cœur de métier (analyse au regard de la fiche de poste) : quelles sont les principales du poste ? Sur quelles activités dois-je concentrer les priorité(s) ?
  • Identification par chacun de ses « bouffe-temps »
  • Repérage par chacun de ses atouts et de ses faiblesses au regard de son organisation
  • Identification des premières pistes d’ajustement pour optimiser ses temps

Identifier son mode de fonctionnement dans l’organisation du travail

  • Evolution du concept de temps, du rapport au temps, de sa perception
  • Auto-positionnement

Appliquer des principes « simples » de planification

  • Prioriser ses activités : les degrés d’urgence et d’importance, les coefficients d’activités
  • Les règles élémentaires : savoir se fixer des objectifs, respecter 4 règles d’or, mettre en place des protections

Optimiser son organisation personnelle

  • Au bureau
  • Dans le classement
  • Avec sa messagerie électronique
  • Les 10 techniques pour lutter contre la procrastination au travail
  • Les agendas, plannings etc.

 

Optimiser son temps lors de communications avec les autres
(collègues, supérieurs, prestataires, usagers…)

Optimiser sa communication avec les autres

  • Au téléphone.
  • En entretien de face à face
  • Lors des interruptions intempestives
  • Lors des sollicitations

Recourir à une communication adaptée visant à :

  • S’affirmer face à son interlocuteur
  • Savoir dire non, différer sa réponse
  • Gérer les demandes et sollicitations

Préparer un contrat de changement

  • Identifier des actions à mettre en œuvre pour améliorer l’utilisation de ses temps
  • Rédiger un plan d’action (action, objectif, indicateurs, délais…)
  • Prendre engagement devant le groupe

 

Jean-François CHEVALIER

Jean-François CHEVALIER

Moyens pédagogiques

Préparation en amont par les participants, adaptation des modalités pédagogiques au regard des attentes/besoins identifiées préalablement (bilan initiale) et des caractéristiques du groupe, ainsi que du in situ lors de l’animation ; apports théoriques, méthodologiques, pratiques ; échanges d’expériences et analyse de pratique individuelles ; formalisation des engagements individuels en fin de formation.

Évaluation de la formation

  • Le jour même : questionnaire de recueil des attentes et des situations individuelles.
  • Évaluation un mois après la formation : questionnaire envoyé au stagiaire et à la structure sur les acquis en situation de travail.